Non tutti sanno come funziona e perché è importante lo smart working. Proprio per questo abbiamo pensato a una guida per (ri)organizzare il tuo team.
Negli ultimi tempi, anche a causa dell’emergenza pandemia Covid-19, lo smart working è entrato a tutti gli effetti a far parte della nostra quotidianità.
Se la tipologia di attività lo consente, infatti, l’attivazione dello smart working è l’unico modo di restare operativi a casa propria, pur continuando a portare a termine i propri compiti e rispettando le scadenze concordate.
Lo Smart Working, o lavoro agile, è una vera e propria modalità di lavoro che non prevede vincoli spaziali, orari e di strumenti. È possibile lavorare in Smart Working da soli o in team.
Quali sono, dunque, gli svantaggi del lavoro “a distanza” e cosa non funziona spesso nello Smart Working?
Nonostante i numerosi vantaggi, lo smart working non sempre risulta essere la modalità più efficace per continuare a lavorare.
Spesso possono sorgere dei problemi che compromettono la produttività dei lavoratori, si pensi ai guasti delle attrezzature, quali cuffie e webcam, o ai frequenti problemi di connessione.
Tuttavia, non bisogna certo dimenticare i benefici che derivano dalla modalità di “lavoro agile”: spostamenti limitati, meno inquinamento, nessun limite di spazio.
Per organizzarsi e prepararsi per il video, come ad esempio un’intervista, una riunione o un check delle attività svolte, serve un ‘’quiet space’’ ossia uno spazio per concentrarsi.
Ma attenzione, non dimenticare di controllare di avere:
buona connessione internet
cuffie con il microfono
Illuminazione sufficiente
Inoltre, occorre fare attenzione a: - non dondolare con la sedia e non muoversi perché distrae
- non indossare accessori vistosi che distraggono (es. anelli) - indossare vestiti diversi dallo sfondo
- mantenere una postura corretta
Collaborare a distanza non sempre risulta facile quindi proprio per questo abbiamo pensato ad alcuni consigli che possono aiutarti:
i file con cui si lavora devono essere condivisi con tutto il team (ad esempio su Google Drive)
per progetti più difficili e a lungo termine si possono utilizzare piattaforme quali Asana, Trello o Basecamp
collaborare in real time risulta utile soprattutto per urgenze o per fare il punto della situazione
Per una collaborazione efficace ed efficiente risulta utile conoscersi a livello personale e trovare interessi comuni, poiché ciò aiuta a costruire una buona relazione a distanza. Non basta!
Bisogna costruire un rapporto di fiducia che implica chiedere/dare aiuto e muoversi in maniera proattiva.
Il briefing per svolgere le attività deve essere chiaro e deve comprendere:
obiettivi: cosa va fatto
compiti: ciò che ognuno deve fare
dead line: data entro cui devono essere eseguiti.
Per organizzare una riunione in remoto (conference call) occorre:
Definire obiettivo dell’incontro
Verificare impegni e disponibilità altrui
Video conference preferibile all’audio conference (per il linguaggio del corpo)
Agenda mandata almeno un’ora prima affinchè tutti siano organizzati
Deve esserci un moderatore che presenta, coinvolge e si assicura che tutti si conoscano (inizia con small talks chiedendo come sta andando la giornata)
Bisogna essere puntuali (i ritardi sono una mancanza di rispetto)
Occorre mettere il mute non appena si accede
Usare le cuffie per evitare il rimbombo e perché isolano i rumori dell’ambiente
Tra i numerosi strumenti da utilizzare in Smart Working, sono importanti l'email e l'instant messaging (come ad esempio Whatsapp).
Sai quando e come si usano?
Le email devono essere utilizzate per argomenti formali e devono essere corte e dirette al punto: vi consigliamo di scrivere un’azione (ciò di cui si ha bisogno) nella prima o seconda frase à deve contenere una CTA. Il tono di comunicazione deve essere adatto per l’impatto che si desidera ottenere e bisogna porre attenzione nel verificare errori di grammatica e punteggiatura; occorre rileggere più volte, verificando numeri e correttezza dei nomi.
Mi raccomando, non devono essere usate per cose urgenti!
Diversamente dalle mail, l’instant messaging può essere usato per comunicazioni veloci e in tempo reale, se la conversazione va avanti per più di due minuti occorre chiamare.
Il linguaggio utilizzato è sicuramente più informale rispetto a quello utilizzato nella mail.
Noi di Traction abbiamo scritto un articolo sui 10 vantaggi dello smart working.
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